Come organizzare i documenti della tua attività commerciale

Piccola o grande che sia la tua attività commerciale inevitabilmente vengono prodotti documenti. Basti pensare a tutte le fatture, le bollette delle utenze, i contratti dei dipendenti, le ricevute e tutti i vari documenti che bisogna conservare per un periodo di tempo o anni. É dunque necessario trovare una sistemazione per tenerli in ordine, sia quelli cartacei che digitali, ma che consenta anche di reperirli e consultarli con facilità, senza il rischio di perdere tempo ogni volta che si cerca un documento.

Il crescente numero di informazioni presente per ogni attività commerciale necessita di essere organizzato e archiviato, ma anche protetto e conservato nel tempo in osservanza delle normative di legge vigenti. Indipendentemente che la tua documentazione sia cartacea o digitale, essa contiene informazioni che riguardano ogni aspetto della tua attività e per questo è bene utilizzare sin da subito una metodologia efficiente e che sia in grado di ottimizzare il tuo lavoro.

Alcuni consigli su come organizzare i documenti cartacei e digitali

Esistono diverse metodologie che puoi adottare per la corretta organizzazione dei tuoi documenti, la scelta del giusto sistema di archiviazione ti permetterà di avere tutto in ordine e reperirlo nel minor tempo possibile. Nella maggior parte dei casi i documenti vengono divisi per anno, ma c'è anche chi preferisce un ordine alfabetico, categorizzandoli per tipologia. Ad esempio, parlando con il servizio idraulico di Milano consultabile sul sito web idraulicomilanoeprovincia.it, abbiamo visto che documenti quali certificazioni su impianti idraulici vengano messi in fascicoli a parte, in quanto molto importanti a livello legale.

Qualsiasi sia la metodologia che preferisci, la difficoltà maggiore nell'organizzazione si presenta quando bisogna archiviare una grande quantità di documenti. Prima di procedere è bene armarsi di strumenti utili come faldoni, fascicoli, etichette e scatole. Il primo step è quello di raccogliere tutti i documenti, poi dividerli per anno o in ordine alfabetico a seconda di come preferisci ed eliminare tutti quei documenti non necessari. Dopodiché bisogna raccogliere i documenti in fascicoli specifici ed in una posizione facile da raggiungere, come per esempio scaffali.

Non dobbiamo dimenticarci che viviamo in un era digitale, dove è possibile archiviare tutta la documentazione della tua attività in su computer o hard disk, questa operazione prende il nome di digitalizzazione. Per garantire la validità dei tuoi documenti archiviati è utile avvalersi di autenticazioni come la firma digitale. Avere un archivio digitale per la tua attività presenta tantissimi vantaggi come la rapidità di accesso e aggiornamento, riduzione dei costi legati alla stampa e un notevole aumento di sicurezza delle informazioni archiviate.

Come mantenere l'archivio in ordine

L'organizzazione di una attività commerciale passa anche dalla buona organizzazione dell'archivio dei documenti. Ogni attività, a seconda del ramo nel quale opera, può avere specifiche esigenze per mantenere l'archivio in ordine ma ci sono alcuni consigli generali validi per tutte:

• Archiviazione periodica: è bene fissare con una cadenza precisa il momento per archiviare quei documenti che sono appena stati prodotti dalla tua attività, in questo modo avrai un archivio sempre aggiornato;
• Pulizia dell'archivio: una scarsa pulizia può danneggiare la documentazione, per questo è bene posizionare l'archivio in spazi a riparo da possibili agenti che possano apportare danni anche significativi;
• Nel caso specifico di una archiviazione digitale dei documenti è bene dividerli in cartelle che contengono macro categorie e creare delle sottocartelle, da salvare su computer, hard disk o programmi appositi;
• Revisione periodica: che la tua attività sia dotata di un archivio cartaceo o digitale è opportuno effettuare delle revisioni periodicamente, ideologicamente ogni sei mesi, in modo da eliminare tutta quella documentazione non più necessaria.